Rekisteriseloste

1

Rekisterinpitäjä

Nimi: Hallin seutu -yhdistys

Osoite: Manuntie 21 A 1, 35600 Halli

Yhteydenottoa sähköpostilla suositellaan.

email: posti@hallinseutu.net

2

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi:

Yhdistyksen sihteeri

Osoite:

Kts kohta 1.

email:

Kts kohta 1.

3

Rekisterin nimi

Hallin seutu –yhdistyksen jäsenrekisteri

4

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Ajantasaisen jäsenrekisterin pitäminen yhdistyslain vaatiman jäsenrekisterin ylläpitämiseksi ja jäsenyyden hoitamiseksi;

- yhteydenpito jäseniin

- jäsenmaksujen periminen

- äänivaltaisuuden toteaminen yhdistyksen kokouksissa.

Jäsenyyden loputtua kaikki henkilöä koskevat henkilötiedot poistetaan jäsenrekisteristä.

Jäsenmaksutiedot jäävät talouden kirjanpitoon vähintään kirjanpitolain vaatimaksi ajaksi.

Tarvittavista tilastoista (jäsenmäärä jne) ei voi tunnistaa yksittäistä jäsentä.

Mahdollisten henkilökohtaisten jäsensivujen käyttöoikeuksien valvomiseksi on luettelo, jossa on jäsenelle ilmoitettu käyttäjätunnus.

5

Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisterissä on jokaisesta jäsenestä yhdistyslain vaatimat tiedot

- etu- ja sukunimet

- postiosoite.

Lisäksi jäsenyyden hoitamiseksi on jokaisesta

- jäsennumero ja jäsentyyppi

- jäseneksi liittymisajankohta

- mahdollinen jäsensivujen käyttäjätunnus.

Lisäksi rekisterissä on sen mukaan kuin jäsen on ilmoittanut

- puhelinnumero

- sähköpostiosoite

- muut jäsenten vapaaehtoisesti ilmoittamat tiedot.

Jäsenmaksuluettelo

- Sähköpostiosoitteisiin lähetettävät viestit lähettää rekisterista vastaava sihteeri tai taloudenhoitaja.

- Jäsenmaksuseurantaa varten sihteeri toimittaa rahastonhoitajalle nimiluettelon jäsenrekisteristä.

- Jäsenmaksujen suoritukset valvotaan pankin tiliotteilla. Maksaneiden tiedot poistetaan jäsenmaksuluettelosta.

Tarvittaessa jäsenen toiminta ja asema yhdistyksessä ilmenee pöytäkirjoista ja toimintakertomuksista, jotka arkistoidaan vähintään lain vaatima aika.

Yhdistyksen www-sivuilla voi olla yhdistyksen toimihenkilöiden tai yhteyshenkilöiden  tehtävä ja nimi.

6

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot on saatu jäseniltä itseltään.

7

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenrekisteri on sihteerin hallussa. Yhdistyksen jäsenillä on lain mukainen tiedonsaantioikeus rekisterissä oleviin nimi- ja osoite ym. tietoihin. Yhdistyksen toimihenkilöillä on tehtävänsä mukainen tiedonsaantioikeus.

Jokaisella jäsenellä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot kysymällä yhdistyksen sihteeriltä.

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolisille ilman jäsenen nimenomaista lupaa tai lakisääteistä tarvetta. Jäsenviestinnän hoitaa yhdistys itse.

8

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9

Rekisterin suojaus

Manuaalinen aineisto:

Mahdollinen jäsenrekisterin paperiversio on sihteerillä lukitussa tilassa.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot:

Jäsenrekisterin sähköinen versio on asianmukaisesti salasanasuojattu ja varmuuskopio salasanasuojattuna erillisellä tietovälineellä.

Varmuuskopio säilytetään kuten paperiversiot.

10

Selosteen hyväksyntä

Esitelty perustamiskokouksessa 13.3.2019

Päivitetty hallituksessa 26.3.2019

 

Theme by Danetsoft and Danang Probo Sayekti inspired by Maksimer