Rekisteriseloste

1

Rekisterinpitäjä

Nimi: Hallin seutu ry

Osoite: Manuntie 21 A 1, 35600 Halli

Yhteydenottoa sähköpostilla suositellaan.

email: posti@hallinseutu.net

2

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi:

Yhdistyksen sihteeri

Osoite:

Kts kohta 1.

email:

Kts kohta 1.

3

Rekisterin nimi

Hallin seutu ry:n jäsenrekisteri

4

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Ajantasaisen jäsenrekisterin pitäminen yhdistyslain vaatiman jäsenrekisterin ylläpitämiseksi ja jäsenyyden hoitamiseksi; mm.

- yhteydenpito jäseniin

- jäsenmaksujen periminen

- äänivaltaisuuden toteaminen yhdistyksen kokouksissa.

Jäsenyyden loputtua kaikki henkilöä koskevat henkilötiedot poistetaan jäsenrekisteristä.

Jäsenmaksutiedot jäävät yhdistyksen kirjanpitoon vähintään kirjanpitolain vaatimaksi ajaksi.

Tarvittaessa julkaistavista tilastoista (jäsenmäärä jne) ei voi tunnistaa yksittäistä jäsentä.

Mahdollisten henkilökohtaisten jäsensivujen käyttöoikeuksien valvomiseksi on luettelo, jossa on jäsenelle ilmoitettu käyttäjätunnus.

5

Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisterissä on jokaisesta jäsenestä yhdistyslain vaatimat tiedot

- täydellinen nimi (etu- ja sukunimet)

- kotikunta.

Lisäksi jäsenyyden hoitamiseksi on jokaisesta

- postiosoite

- jäsennumero ja jäsentyyppi

- jäseneksi liittymisajankohta, jäsenyyden voimassaolo ja muut tarvittavat jäsenyyteen liittyvät tiedot

- mahdollinen jäsensivujen käyttäjätunnus tai muu tarvittava tieto.

Lisäksi rekisterissä on sen mukaan kuin jäsen on ilmoittanut

- puhelinnumero

- sähköpostiosoite

- muut jäsenten vapaaehtoisesti ilmoittamat tiedot.

Jäsenmaksuluettelo

- Sähköpostiosoitteisiin lähetettävät viestit lähettää rekisterista vastaava sihteeri tai taloudenhoitaja.

- Jäsenmaksujen suoritukset valvotaan pankin tiliotteilla. Maksaneiden tiedot poistetaan jäsenmaksuluettelosta.

Tarvittaessa jäsenen toiminta ja asema yhdistyksessä ilmenee pöytäkirjoista ja toimintakertomuksista, jotka arkistoidaan vähintään lain vaatima aika.

Yhdistyksen www-sivuilla voi olla yhdistyksen toimihenkilöiden tai yhteyshenkilöiden  tehtävä ja nimi.

6

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot on saatu jäseniltä itseltään.

7

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenrekisterin ylläpito on sihteerin ja rahastonhoitajan vastuulla. Hallituksen jäsenillä on rekisteriin katseluoikeus. Yhdistyksen jäsenillä on lain mukainen tiedonsaantioikeus itseään koskeviin rekisterissä oleviin nimi- ja osoite- ym. tietoihin. Yhdistyksen toimihenkilöillä on tehtävänsä mukainen tiedonsaantioikeus esim. äänivaltaisuuden toteamiseksi kokouksessa.

Jokaisella jäsenellä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot kysymällä yhdistyksen sihteeriltä.

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolisille ilman jäsenen nimenomaista lupaa tai lakisääteistä tarvetta. Jäsenviestinnän hoitaa yhdistys itse.

8

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9

Rekisterin suojaus

Manuaalinen aineisto:

Mahdollinen jäsenrekisterin paperiversio on sihteerillä lukitussa tilassa.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot:

Jäsenrekisterin sähköinen versio on suomalaisella palvelimella ja asianmukaisesti salasanasuojattu. Varmuuskopio on salasanasuojattuna erillisellä tietovälineellä.

10

Selosteen hyväksyntä

Esitelty perustamiskokouksessa 13.3.2019

Päivitetty hallituksessa 26.3.2019 ja 19.1.2020

 

Theme by Danetsoft and Danang Probo Sayekti inspired by Maksimer